Sipoon yleiskaava 2050 vuorovaikutussuunnittelu

Sipoossa käynnistyi syksyllä 2022 kunnan yleiskaavan päivittäminen rakennemallien laatimisella. Yleiskaavatyö koskettaa laajasti kaikkia kuntalaisia, kuntaorganisaation eri toimialoja sekä sidosryhmiä, joten vuorovaikutukseen ja osallistumiseen halutaan Sipoossa kiinnittää erityistä huomiota. Kuntapäättäjien sitouttaminen oli niin ikään tunnistettu tärkeänä osana kunnan strategian jalkauttamista. Toimimme kunnan vuorovaikutuskonsultteina yleiskaavan tavoite- ja rakennemallivaiheissa.

Vuorovaikutussuunnittelu

Meidän tehtävä oli laatia Sipoon yleiskaavaprosessille vuorovaikutussuunnitelma yhteiskehittämisen keinoin. Laadimme mallin, jonka avulla vuorovaikutukselle voitiin yhdessä muotoilla tavoitteet. Tavoitteiden muotoilemisessa kiinnitetään huomiota kohderyhmiin, osallistumisen tavoitteisiin ja suunnittelun tietotarpeisiin. Tavoitteiden ja tarpeiden perusteella työn edetessä valitaan soveltuvat työkalut ja menetelmät vuorovaikutuksen toteuttamiseen.

Vuorovaikutussuunnitelmassa vastataan mm. seuraaviin kysymyksiin:
– Mitkä ovat yleiskaavan tärkeimmät sidosryhmän ja mitä he odottavat osallistumiselta?
– Mitä kunta tavoittelee osallistumisella ja vuorovaikutuksella?
– Minkälaista informaatiota osallisilta tarvitaan suunnitteluprosessin eri vaiheissa?
– Miten kuntalaisten tuottama informaatiota hyödynnetään suunnittelussa ja päätöksenteossa?
– Minkälaisiin asioihin osalliset voivat vaikuttaa suunnittelun eri vaiheissa?
– Minkälaiset sähköisen ja perinteisen osallistumisen työkalut ja menetelmät vastaavat sidosryhmien tarpeisiin, osallistumisen tavoitteisiin ja suunnittelun tietotarpeisiin?

Sparraus

Vuorovaikutuksen suunnitteluun sisältyi myös vuorovaikutuksen toteutuksen sparraus yleiskaavan tavoitevaiheessa. Kuntalaisosallistumisessa hyödynnetään ensisijaisesti sähköisen osallistumisen menetelmiä. Sparraus oli tarpeen mukaan esimerkiksi vuorovaikutuksen suunnittelua, vuorovaikutustyön koordinointia tai toteuttamista. Autoimme myös yleiskaavan vuorovaikutteisen nettisivuston laatimisessa. Menetelmät jalkautettiin kunnan toimintatapoihin järjestämällä tarvittavia harjoitustyöpajoja henkilöstölle.

Sipoon tarina 2050 -kysely

Osana Sipoon yleiskaavatyötä toteutimme Sipoon tarina 2050 –kuntalaiskyselyn, jolla kartoitimme kuntalaisen näkemyksiä Sipoon vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Kysely oli avoinna 15.12.2022 – 15.1.2023 välisen ajan. Vastaajat merkitsivät kartalle yhteensä 1743 paikkaa Sipoossa. Nämä paikat ovat viheralueisiin ja virkistykseen, asumiseen, liikenteeseen ja liikkumiseen, elinkeinoihin ja yrittämiseen, palveluihin, matkailuun tai johonkin muuhun teemaan liittyviä Sipoon vahvuuksia ja kehittämiskohteita.

Tavoitevaiheen päättäjätyöpajan suunnittelu ja fasilitointi

Yleiskaavatyön käynnistämiseen liittyen järjestettiin työpaja kunnan päättäjille. Työpaja suunniteltiin ja toteutettiin yhteistyössä kunnan kanssa. Organisoimme päättäjätyöpajan suunnittelun, järjestimme harjoitustilaisuuden, fasilitoimme ja raportoimme työpajan tulokset. Tämä työpaja järjestettiin paikan päällä Sipoon Nikkilässä.

Rakennemallivaiheen hybridivuorovaikutus ja osallistiedon analysointi

Sipoon yleiskaavan rakennemalliluonnokset olivat nähtävillä 15.6.-15.9.2023 välisen ajan. Mahdollisimman laajan osallisjoukon tavoittamiseksi vuorovaikutus järjestettiin monimenetelmäisesti eli hybridinä. Rakennemallit olivat esillä verkossa ja kunnan Info-pisteissä. Lisäksi niitä esiteltiin webinaarissa, asukastilaisuuksissa sekä pop-up-kiertueilla Etelä-Sipoossa ja Pohjois-Paippisissa. Nuorten näkökulmia Sipoon kehittämiseen kartoitettiin Nikkilässä ja ikäihmisten puolestaan käynnillä Söderkullan palvelutalo Lindassa.

Sen lisäksi, että autoimme kuntaa osallistumisen fasilitoinnissa ja kyselyn laatimisessa, analysoimme ja raportoimme kerätyn osallistiedon. Laadimme sekä alue- että teemakohtaiset yhteenvedot ja johtopäätökset jatkosuunnitteluun osallispalautteen pohjalta. Raportointiin sisältyi myös osallispalautteen vertaaminen viranomaislausuntoihin. Analysoimme kyselyaineistosta myös osallisten edustavuuden ja osallistumiskokemuksen. Suosituksemme vuorovaikutuksen toteutukseen seuraavissa vaiheessa perustui kyselyn osallistumiskokemuksen analyysiin.

Rakennemallivaiheen päättäjätyöpaja

Tammikuussa 2024 fasilitoimme vielä työpajan, jossa rakennemallit ja niistä saatu palaute tuotiin kunnan päättäjien arvioitavaksi. Tällä kertaa työpaja järjestettiin hybridinä eli työpajaan oli mahdollista osallistua paikan päällä Nikkilässä Pilvin, Annin ja Even kanssa tai etänä Tiinan fasilitoimassa etäryhmässä. Kaikki ryhmät kokoontuivat työpajan lopuksi yhteenvetoon hybridinä.