Viisi kysymystä asukasosallistumisen suunnittelijalle – ja vielä muutama ennen niitä 

Kestävä kaupunki -ohjelman rahoittamassa hankkeessa yhteiskehitimme Nurmeksen, Siuntion ja Espoon kanssa sosiaalisesti kestävän ja älykkään osallistumisen mallia viimeisen reilun vuoden ajan. Hankkeen tavoitteena oli madaltaa kynnystä osallistua kaupunkisuunnitteluun, lisätä osallistumisen kiinnostavuutta sekä parantaa eri osallistumisen tapojen saavutettavuutta, ja siten laajentaa osallistujien joukkoa ja monipuolistaa kestävään kaupunkisuunnitteluun liittyvää keskustelua. 

Lopputuloksena muotoilimme mallin yhtälön 1 + 1 = 3 avulla. Malli auttaa yhdistämään oikeat asiat ja tahot oikea-aikaisesti, ja saavuttamaan lopputuloksen, joka on enemmän kuin osiensa summa. Ytimessä on toimintatapojen kehittäminen ja oppiminen. Malli paitsi tukee osallistiedon tuottamisen kehittämistä ja sen hyödyntämistä kaupunkisuunnittelun moniin tarpeisiin yhteistyössä yli toimialarajojen​ myös laajentaa asukkaiden ja muiden osallisten mahdollisuuksia ottaa osaa kestävään kaupunkisuunnitteluun​. 

Rakensimme malliin rungon, jossa jokaista yhtälön osatekijää vastaa kysymys. Näihin kysymyksiin vastaamalla varmistetaan, että osallistumisella saavutetaan osalliset laajasti ja että osallistumisen kanavat ja tiedon tuottamisen keinot ovat monipuoliset.  

Kun tieto on tuotettu tai kerätty, on pohdittava vaikuttavuutta ja viestintää – miten tietoa hyödynnetään ja missä ja kenelle siitä viestitään? Jokaisesta kokemuksesta saadaan aina myös tietoa siitä, mitä ja miten osallistumista voidaan edelleen kehittää ja mahdollisesti löytää osallistietoa analysoimalla jotain sellaistakin, mitä ei olla osattu odottaa. Lopuksi palataan vielä kerätyn tiedon ja osallistumisen vaikuttavuuden äärelle: Miten tieto on vaikuttanut suunnitteluratkaisuihin tai päätöksiin, onko sitä muulla tavoin käytetty tai hyödynnetty, ja miten vaikuttavuudesta on viestitty osallisille? 

Jotta tätä mallia voidaan käyttää asukasosallistumisen tukena ja jotta se tuottaisi suunnittelutyöhön ja sen moniin ulottuvuuksiin lisäarvoa, on tietyt asiat määriteltävä jo ennen mallissa esitettyjä kysymyksiä. Yhteisten osallistumiselle ja tiedontarpeelle asetettujen tavoitteiden kirkastaminen on edellytys sille, että mallin kysymyksiin voidaan antaa vastauksia ja että ne toteuttavat ja tukevat tavoitteiden saavuttamista. 

Kaikki alkaa siitä, että mukana olevien toimijoiden kesken muodostetaan yhteinen ymmärrys osallistumiselle ja yhteistyölle asetetuista tavoitteista. Nämä tavoitteet voivat vaihdella laajastikin riippuen suunnitteluhankkeen vaiheesta, ajankohdasta ja jo tehdyistä päätöksistä.  

Tavoitteena voi olla tuottaa hyvinkin konkreettista materiaalia, joka voidaan sellaisenaan tai vain hieman jalostettuna luovuttaa suunnittelijoiden käyttöön, tai kerätä aineistoa, jonka hyödyntäminen edellyttää käsittelyä ja analysointia. Tavoite voi myös olla esimerkiksi yhteistyön ja luottamuksen rakentaminen pitkällä aikavälillä. 

Tavoitteet kytkeytyvät tietysti myös siihen laajempaan kokonaisuuteen, johon osallistuminenkin: Onko se osa lakisääteisestä osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa vai onko hankkeessa tai sen vaiheessa ilmennyt tiedontarpeita, joiden vuoksi vuorovaikutusta halutaan laajentaa? Laki asettaa reunaehdot ja minimitason, mutta mikään ei estä suunnittelemasta ja toteuttamasta laajempaa ja monimuotoisempaa osallistumista!  

Jo ennen mallin hyödyntämistä on siten kysyttävä ainakin seuraavat kolme osallistiedon keräämisen ja tuottamisen kannalta olennaista kysymystä. 

    Mikä on se kokonaisuus, johon osallistuminen liittyy? Mihin voidaan vaikuttaa ja mihin ei? 

      Sillä, missä vaiheessa suunnittelu- tai kaavoitusprosessi on, on suuri merkitys osallistumiselle asetettavien tavoitteiden muotoilemiselle etenkin vaikuttavuuden kannalta. On hyvä pohtia avoimesti ja rehellisesti, mihin osallistiedolla voidaan vaikuttaa: Mistä asioista on jo päätetty, mitä on lyöty lukkoon ja mitä voidaan vielä muuttaa.  

      On tärkeää, ettei osallistujille luvata vaikuttavuutta silloin kun sitä itse asiassa ei lähtökohtaisestikaan ole olemassa.  

      Kuka tai ketkä tuotettua tietoa tai aineistoa tulevat käyttämään? 

        Parhaan mahdollisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi tavoitteiden asettaminen sisältää jo alustavaa pohdintaa siitä, kuka tai ketkä aineistoa tulevat hyödyntämään ja mitä erityistarpeita heillä mahdollisesti on kerätyn tiedon tai aineiston suhteen. Ne, keiden käyttöön ja tiedon tarpeisiin aineistoa kerätään, on myös otettava mukaan keskusteluun tavoitteista. 

        Tällä tavalla tulokset saadaan mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti hyödynnettyä. Samalla tiedon vaikuttavuus kasvaa merkittävästi!

        Miten kerättyä aineistoa analysoidaan ja käsitellään? 

        Jo osallistumisen suunnitteluvaiheessa on pohdittava, minkälaiset resurssit ja välineet on käytettävissä osallistiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Esimerkiksi karttakyselyaineistojen analysoinnissa tarvitaan työkaluja ja osaamista sekä paikkatiedon että määrällisen ja laadullisen kyselyaineiston käsittelyyn. Hankkeessamme jatkokehitetty analysointityöpajan menetelmä on yksi tapa käsitellä osallistietoa.

        Huolellisella analysointityöllä voidaan aineistosta havaita ja löytää jotain sellaistakin, mikä ei ole nähtävissä ilman aineiston jatkokäsittelemistä. Näin osallistyöstä ja kerätystä tiedosta saadaan mahdollisimman suuri hyöty! 

        Osallistumiskokemuksen arviointi

        Kirjoittajat: Eveliina Harsia ja Pilvi Nummi

        Osallistujien kokemus osallistumistilanteista ja kokemuksen kehittäminen on yksi Kestävä kaupunki –hankkeemme tavoitteista. Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miten olemme arvioineet osallistumiskokemusta Nurmeksen ja Siuntion osallistumiskokeiluissa.

        Yhteiskehittämistyöpajassa 18.5.2022 pohdimme hankkeemme vaikuttavuuden mittaamista. Syntyi ajatus osallistumiskokemuksen arvioinnista, johon tunnistimme kolme näkökulmaa: 1) osallistumisen helppous, 2) osallistumisen miellyttävyys ja 3) osallistumisen vaikuttavuuden kokeminen.

        Alla olevassa kaaviossa olemme kuvanneet, mitä näillä tekijöillä tässä hankkeessa tarkoitamme.

        Kuva 1: Yhteiskehittämisen pohjalta laadittu kaavio osallistumiskokemuksen ulottuvuuksista

        Osallistumisen koettu helppous

        Jotta kynnys osallistua olisi mahdollisimman matala, tulee osallistumisen tuntua helpolta. Tällöin menetelmien pitää olla saavutettavia ja mielipiteen esittämisen luontevaa.

        Helppous syntyy konkreettisista asioista: Kyselyn tai tilaisuuden löytää helposti, tilat ovat esteettömiä, informaatio on saavutettavaa ja käytetty kieli ymmärrettävää. Tilaisuuden tai kyselyn suunnittelussa tulee miettiä osallistujan näkökulmasta osallistumisen eri vaiheet. Mitä esimerkiksi tapahtuu, kun saapuu paikalle tilaisuuteen, tai mitä osallistuja näkee, kun hän avaa kyselyn.

        Koettu helppous on yhteydessä käytettyjen menetelmien soveltuvuuteen ja käyttäjälähtöiseen vuorovaikutuksen suunnitteluun.

        Arviointikriteerinä “helppous” on kuitenkin monitulkintainen, emmekä voi pelkästään sen perusteella päätellä, mitä osallistuja pitää helppona. Helppouden arviointi kuitenkin avaa pohdinnan siitä, minkälaista osallistuminen on ollut. Jotta voimme kehittää osallistumiskokemusta palautteen perusteella, on tarpeen kysyä osallistujalta tarkemmin hänen kokemuksestaan.

        Osallistumisen miellyttävyys

        Osallistumisen miellyttävyyteen liittyy esimerkiksi se, kokeeko osallistumisen turvalliseksi. Tämä ei noussut keskeiseksi kysymykseksi tämän hankkeen kokeiluissa, mutta turvallisuus on olennainen näkökulma erityisesti silloin, kun työskennellään haavoittuvassa asemassa olevien osallisryhmien tai sellaisten osallisten kanssa, joilla on huonoja kokemuksia omien tietojen antamisesta. Miellyttävyys on siten yhteydessä luottamuksen rakentamiseen.

        Toinen muissa hankkeissa tunnistettu näkökulma miellyttävyyteen on, saako osallistuja tarvitsemansa tietoa suunnittelusta. Kyse on siis myös viestinnästä ja suunnittelun avoimuudesta.

        Miellyttävyys liittyy myös osallistumisen helppouteen. Mikäli kokee osallistumisen vaikeaksi, se voi heijastua epämiellyttävyyden kokemisena. Epämiellyttävyyden taustalla voi toki olla monia muitakin tekijöitä, kuten esimerkiksi aiempia kielteisiä kokemuksia osallistumisesta.

        Osallistumisen vaikuttavuuden kokeminen

        Osallistuminen koetaan vaikuttavana, jos saa kerrottua itselleen tärkeistä näkökulmista sekä kokee, että suunnittelijat ovat vastaanottavaisia tälle tiedolle. Toisin sanoen osallisen pitää kokea tulleensa kuulluksi.

        Toinen vaikuttavuuteen liittyvä kriteeri on, että osallistumisella on vaikutusta suunnitteluun. Jotta kokemus vaikuttavuudesta voi syntyä, osallisen tulee tietää, miten osallistuminen voi vaikuttaa tai on vaikuttanut suunnitteluun.

        Vaikuttavuuden kokemus liittyy siis osallistiedon konkreettisen vaikutuksen lisäksi esimerkiksi viestintään sekä vuorovaikutuksen avoimuuteen ja vastaanottavuuteen.

        Näin keräsimme palautetta osallistumiskokemuksesta:

        Sekä Nurmeksen että Siuntion karttakyselyissä kartoitimme osallistumiskokemusta neljällä kysymyksellä:

        • Osallistumisen helppous tai vaikeus,
        • Osallistumisen miellyttävyys tai epämiellyttävyys,
        • Pystyikö kyselyn avulla kertomaan itselleen tärkeitä asioita,
        • Avokysymys, jossa voi kertoa tarkemmin, miten kyselyyn vastaaminen sujui.
        Kuva 2: Osallistumiskokemukseen liittyvät kysymykset Siuntion karttakyselyssä

        Nämä palautekysymykset ovat hyvin yksinkertaisia. Mikäli helppouden ja miellyttävyyden osatekijöitä haluttaisiin tarkemmin selvittää, voisi vastaajalle esittää useampia väittämiä esimerkiksi informaation ymmärrettävyyteen ja viestinnän avoimuuteen sekä koettuun turvallisuuteen ja vaikuttavuuteen liittyen.

        Näissä kyselyissä kuitenkin haluttiin pitää palauteosio mahdollisimman lyhyenä, joten tarkentavana kysymyksenä oli ainoastaan osallistujan tarpeisiin vastaaminen eli “Pystyitkö kertomaan sinulle tärkeät asiat”, jota pidämme yhtenä olennaisimmista kysymyksistä. Lisäksi on tärkeää antaa mahdollisuus kertoa sanallisesti kokemuksistaan.

        Palautteen lisäksi kysyimme osallistumisen kehittämistä varten, minkälaiset osallistumismenetelmät olisivat vastaajalle mieluisimpia. Lopuksi tarjosimme mahdollisuuden antaa avointa palautetta osallistumismenetelmien kehittämiseen.

        Seuraavassa blogikirjoituksessa kerromme lisää Siuntion ja Nurmeksen osallistumiskokemuksen arvioinnin tuloksista.

        Yhteistyössä on voimaa

        Nurmeksen kaupunki on yhdessä kumppanuuskuntien Siuntion ja Espoon sekä asiantuntija-avun kanssa rakentanut matalan kynnyksen osallistumismallia pian jo 9 kuukauden ajan. Työ on koostunut hankepalavereista ja yhteiskehittämistilaisuuksista. Lisäksi kukin kunta on puurtanut paikallisesti oman vuorovaikutuskokeilunsa parissa.

        Hankkeen tavoitteena on ollut kehittää kuntalaisten mahdollisuuksia osallistua erilaisiin kunnan hankkeisiin. Kumppanikuntien haasteena on joko se, että osallistuvan suunnittelun käytännöt ovat vasta kehittymässä (Nurmes ja Siuntio) tai se, ettei osallistuminen tavoita riittävän monipuolisesti kuntalaisia (Espoo). Kaikille yhteisenä teemana on ollut tutkia kirjastojen roolia kansalaisvuorovaikutuksessa ja tarjota ns. matalan kynnyksen osallistumismahdollisuuksia kirjaston tiloissa.

        Kokemukset ovat osoittaneet, että yhteistyössä on voimaa. Asiantuntijoiden avustuksella olemme saaneet kuntiin hyvää oppia yhteiskehittämisen metodeista ja vuorovaikutuksen työkaluista. Näitä oppeja ja työkaluja on hyvä kuljettaa mukana ja käyttää jatkossakin.

        Suurin haaste on ollut osallistumisen piirin laajentaminen ja siinä emme ole onnistuneet haluamallamme tavalla. Syitä on syytä pohtia ja kehittää osallistumisen kanavia, menetelmiä ja viestintää edelleen.

        Mieleen on noussut myös se, että onko kuntalaisten osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuus tärkeää vain muutamille aktiivisille ryhmille tai yksilöille? Keille kaikille yhteisön jäsenille ja ryhmille osallistuminen ei olekaan merkityksellistä; kuinka moni ei halua ottaa osaa? Toisaalta, mikä on yksilön oma vastuu olla aktiivinen ja osallistua yhteisten asioiden hoitamiseen silloin, kun siihen tarjoutuu mahdollisuus?

        On myös vaikeaa arvioida eri osapuolten ja yksilöiden kynnystä osallistua; voiko kirjastokin olla ’liian virallinen ympäristö’?

        Näiden kysymysten pohjalta jatkamme työtä ja arvioimme millä tavoilla osallistumismallien jatkokehittämistä suunnataan ja mihin panokset keskitetään.

        Teksti: Olli Kakkinen, kuntatekniikan päällikkö, Nurmeksen kaupunki

        Lisätietoja hankkeesta ja Nurmeksen kokeilusta