Viisi kysymystä asukasosallistumisen suunnittelijalle – ja vielä muutama ennen niitä 

Kestävä kaupunki -ohjelman rahoittamassa hankkeessa yhteiskehitimme Nurmeksen, Siuntion ja Espoon kanssa sosiaalisesti kestävän ja älykkään osallistumisen mallia viimeisen reilun vuoden ajan. Hankkeen tarkoituksena oli madaltaa kynnystä osallistua kaupunkisuunnitteluun, lisätä osallistumisen kiinnostavuutta sekä parantaa eri osallistumisen tapojen saavutettavuutta. Siten tavoitteena oli laajentaa kaupunkisuunnitteluun osallistuvien joukkoa ja monipuolistaa kestävään kaupunkisuunnitteluun liittyvää keskustelua. 

Lopputuloksena muotoilimme mallin yhtälön 1 + 1 = 3 avulla. Malli auttaa yhdistämään oikeat asiat ja tahot oikea-aikaisesti, ja saavuttamaan lopputuloksen, joka on enemmän kuin osiensa summa. Ytimessä on toimintatapojen kehittäminen ja oppiminen. Malli paitsi tukee osallistiedon tuottamisen kehittämistä ja sen hyödyntämistä kaupunkisuunnittelun moniin tarpeisiin yhteistyössä yli toimialarajojen​ myös laajentaa asukkaiden ja muiden osallisten mahdollisuuksia ottaa osaa kestävään kaupunkisuunnitteluun​. 

Rakensimme malliin rungon, jossa jokaista yhtälön osatekijää vastaa kysymys. Näihin kysymyksiin vastaamalla varmistetaan, että osallistumisella saavutetaan osalliset laajasti ja että osallistumisen kanavat ja tiedon tuottamisen keinot ovat monipuoliset.  

1 – Kun tieto on tuotettu tai kerätty, on pohdittava vaikuttavuutta ja viestintää – miten tietoa hyödynnetään ja missä ja kenelle siitä viestitään?

+ 1 – Jokaisesta kokemuksesta saadaan aina myös tietoa siitä, mitä ja miten osallistumista voidaan edelleen kehittää ja mahdollisesti löytää osallistietoa analysoimalla jotain sellaistakin, mitä ei olla osattu odottaa.

= 3 – Lopuksi palataan vielä kerätyn tiedon ja osallistumisen vaikuttavuuden äärelle: Miten tieto on vaikuttanut suunnitteluratkaisuihin tai päätöksiin, onko sitä muulla tavoin käytetty tai hyödynnetty, ja miten vaikuttavuudesta on viestitty osallisille? 

Jotta tätä mallia voidaan käyttää asukasosallistumisen tukena ja jotta se tuottaisi suunnittelutyöhön ja sen moniin ulottuvuuksiin lisäarvoa, on tietyt asiat määriteltävä jo ennen mallissa esitettyjä kysymyksiä. Yhteisten osallistumiselle ja tiedontarpeelle asetettujen tavoitteiden kirkastaminen on edellytys sille, että mallin kysymyksiin voidaan antaa vastauksia ja että ne toteuttavat ja tukevat tavoitteiden saavuttamista. 

Kaikki alkaa siitä, että mukana olevien toimijoiden kesken muodostetaan yhteinen ymmärrys osallistumiselle ja yhteistyölle asetetuista tavoitteista. Nämä tavoitteet voivat vaihdella laajastikin riippuen suunnitteluhankkeen vaiheesta, ajankohdasta ja jo tehdyistä päätöksistä.  

Tavoitteena voi olla tuottaa hyvinkin konkreettista materiaalia, joka voidaan sellaisenaan tai vain hieman jalostettuna luovuttaa suunnittelijoiden käyttöön, tai kerätä aineistoa, jonka hyödyntäminen edellyttää käsittelyä ja analysointia. Tavoite voi myös olla esimerkiksi yhteistyön ja luottamuksen rakentaminen pitkällä aikavälillä. 

Tavoitteet kytkeytyvät aina siihen laajempaan kokonaisuuteen, johon osallistuminenkin: Onko se osa lakisääteisestä osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa vai onko hankkeessa tai sen vaiheessa ilmennyt tiedontarpeita, joiden vuoksi vuorovaikutusta halutaan laajentaa? Laki asettaa reunaehdot ja minimitason, mutta mikään ei estä suunnittelemasta ja toteuttamasta laajempaa ja monimuotoisempaa osallistumista!  

Jo ennen mallin hyödyntämistä on siten kysyttävä ainakin seuraavat kolme osallistiedon keräämisen ja tuottamisen kannalta olennaista kysymystä. 

Mikä on se kokonaisuus, johon osallistuminen liittyy? Mihin voidaan vaikuttaa ja mihin ei? 

Sillä, missä vaiheessa suunnittelu- tai kaavoitusprosessi on, on suuri merkitys osallistumiselle asetettavien tavoitteiden muotoilemiselle etenkin vaikuttavuuden kannalta. On hyvä pohtia avoimesti ja rehellisesti, mihin osallistiedolla voidaan vaikuttaa: Mistä asioista on jo päätetty, mitä on lyöty lukkoon ja mitä voidaan vielä muuttaa.  

On tärkeää, ettei osallistujille luvata vaikuttavuutta
jos sitä ei lähtökohtaisesti ole olemassa.  

Kuka tai ketkä tuotettua tietoa tai aineistoa tulevat käyttämään? 

Parhaan mahdollisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi tavoitteiden asettaminen sisältää jo alustavaa pohdintaa siitä, kuka tai ketkä aineistoa tulevat hyödyntämään ja mitä erityistarpeita heillä mahdollisesti on kerätyn tiedon tai aineiston suhteen. Ne, keiden käyttöön ja tiedon tarpeisiin aineistoa kerätään, on myös otettava mukaan keskusteluun tavoitteista. 

Pohtimalla etukäteen tiedon käyttäjiä ja tarpeita,
tulokset saadaan mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti hyödynnettyä.
Samalla tiedon vaikuttavuus kasvaa merkittävästi!

Miten kerättyä aineistoa analysoidaan ja käsitellään? 

Jo osallistumisen suunnitteluvaiheessa on pohdittava, minkälaiset resurssit ja välineet on käytettävissä osallistiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Esimerkiksi karttakyselyaineistojen analysoinnissa tarvitaan työkaluja ja osaamista sekä paikkatiedon että määrällisen ja laadullisen kyselyaineiston käsittelyyn. Hankkeessamme jatkokehitetty analysointityöpajan menetelmä on yksi tapa käsitellä osallistietoa.

Huolellisella analysointityöllä voidaan aineistosta havaita ja löytää jotain sellaistakin,
mikä ei ole nähtävissä ilman aineiston jatkokäsittelemistä. Näin osallistyöstä ja kerätystä tiedosta saadaan mahdollisimman suuri hyöty!