Kohti kestävää kaupunkisuunnittelua yhteiskehittämisen työpajoissa

Mitä tarkoitetaan sosiaalisesti kestävällä ja älykkäällä kaupunkisuunnittelulla tai sen mallilla? Entä muutosvoimaisen kestävyystyön liittämisellä osaksi kaupunkisuunnittelun asukasosallistumista? Muun muassa näihin kysymyksiin etsimme vastauksia seitsemässä yhteiskehittämisen työpajassa osana ‘Kaupunkisuunnittelu ja kulttuuritoimi yhdessä älykkään ja sosiaalisesti kestävän asukasosallistumisen mallia rakentamassa’ -hanketta. 

Tämä kirjoitus kuvaa hankkeen yhtenä osana toteuttamaamme yhteistyötä (yhteiskehittämisen työpajat) ja purkaa sen takautuvasti näiden työpajojen avulla kiteytetyn sosiaalisesti kestävän ja älykkään asukasosallistumisen mallin mukaisesti viiteen osaan 1 + 1 = 3, yhtälöksi jossa oikeita tahoja ja asioita yhdistämällä saavutetaan lopputulos, joka on enemmän kuin osiensa summa. ​

Yhteiskehittämisen ytimessä olivat kolmen mukana olevan kunnan Nurmeksen, Espoon ja Siuntion kokeilut. Kokeilut olivat kuntien arjessa tapahtuvia ja toteutettuja kaupunkisuunnittelun kehittämisprosesseja, joita tarkastelimme vuorovaikutuskokonaisuuksina. Nurmeksessa toteutettiin taajamametsäsuunnitelma vuorovaikutteisesti, Espoossa kokeiltiin kaupunkisuunnittelun asukasosallisuutta kirjastossa osana Espoon yleiskaavan tavoitteiden laadintaa ja Siuntiossa osana keskustan ja motocross- radan alueiden kehittämistä.

Osallistuminen palveluna – kenelle, keneltä, kenen kanssa? (1)

Yhteiskehittämisen työpajoissa lähestyimme haastetta ihmiskeskeisesti. Muotoiluajattelua ja palvelumuotoilua hyödyntäen tarkastelimme kuntien kokeiluja ja osallistumista palveluna jolla on erilaisia käyttäjiä tarpeineen. Moninäkökulmaisen yhteiskehittämisen ja osallisuustiimimme avulla varmistimme, että otamme huomioon erilaisia näkökulmia osallistumisen mahdollistajista osallistujiin ja yhdessä ymmärrämme ketä varten olemme tätä työtä tekemässä ja miksi.

Työskentelyssä pohdimme sitä kenelle, keneltä ja kenen kanssa kokonaisuutta rakennetaan eri kuntien kokeilujen konteksteissa ja millaista vuorovaikutusta kokeilut tulevat pitämään sisällään tarvittavan osallistiedon tuottamiseksi. Oivalsimme että ajattelu muiden näkökulmasta on ”kovaa työtä”, ja opimme, että siihen on tarjolla erilaisia työkaluja ja osallistumisen malleja esimerkiksi tiedottamisesta täysivaltaiseen osallistumiseen, jotta muiden puolesta ei tarvitse ajatella.

Kuva 1: Osallistujien mietteitä ensimmäisestä yhteiskehittämisen työpajassa

Yhteiskehittäen osallistietoa kokeiluihin ja edelleen mallin rakentamiseksi (+)

Koko hankkeemme voidaan itsessään nähdä vuorovaikutuskokonaisuutena joka syntyi ymmärtämällä ja tukemalla vuorovaikutusta kuntien kokeiluissa, kuntien digi- ja analysointityöpajoissa, mallin yhteiskehittämistyöpajoissa ja ottamalla aikaa kohtaamisille tämän hankkeen ja Kestävä kaupunki-ohjelman välillä. Tästä kokonaisuudesta yhteiskehittämistyöpajojen tavoitteena oli muodostaa yhdessä pajoihin osallistuvien kanssa tietoa ja ymmärrystä joka johtaa toimintaan kokeiluissa ja auttaa lopulta luomaan kestävän asukasosallistumisen mallin.

Pohdimme yhteisissä kohtaamisissa aluksi paljon sitä miksi osallistumista tarvitaan ja kuinka sitä oikeasti on mahdollista tehdä niukkenevin resurssein tai sellaisten kuntalaisten kanssa, jotka eivät halua osallistua. Osallistujien, erilaisten kansalaisten ja asukkaiden näkökulmasta oikeus vaikuttaa oman elinympäristönsä kehittämiseen on perustuslaissamme ja kuntalaki puolestaan velvoittaa kuntia huolehtimaan kuntalaistensa vaikuttamis- ja osallistumismahdollisuuksista. Toisaalta on hyvä ymmärtää, että kuntalainen voi kokea osallisuutta omaan elämäänsä huolimatta siitä osallistuuko hän esimerkiksi metsäohjelman laadintaan tai motocross-radan suunnitteluun.

Kaupunkisuunnittelun näkökulmasta osallistumista tarvitaan oleellisen osallistiedon muodostamiseksi ja yhdessä ymmärrettäväksi suunnittelun eri vaiheissa. Oleellinen tieto on sidonnaista siihen, mitä ollaan suunnittelemassa ja mitä tietoa on jo olemassa. Pilvi Nummen työpajassamme pitämän tutkijapuheenvuoron avulla ymmärsimme esimerkiksi kuinka tietotarpeet kaupunkisuunnittelussa laajenevat ja tiivistyvät eri vaiheissa ja missä kohdin tiedosta tehdään päätöksiä ja suunnitteluratkaisuja. Tiina Merikoski puolestaan oivallutti meitä tiedon ymmärrettävyyden ja visualisoinnin tärkeyteen sekä osallistujan, että suunnittelun näkökulmista.

Oikeiden asioiden tekemistä ”oikein tekemisen” sijaan (1)

Yhteiskehittämistyöpajoista kuusi järjestettiin etäyhteyksin ja ne nauhoitettiin, jotta mukana olevat kunnat saattoivat tarvittaessa jakaa kehittämisen hedelmiä eteenpäin omissa kunnissaan. Työpajat olivat kolmen tunnin mittaisia ja niihin osallistuivat kaikki kunnat ja osallisuustiimi. Ne pyrittiin suunnittelemaan kuten palvelut – erilaisiin tarpeisiin vastaten, mikä tarkoitti esimerkiksi sitä, että hankkeen alkaessa meillä ei ollut valmiiksi organisoitua seitsemän kohtaamisen lineaarista prosessia askelineen, vaan askeleita otettiin sitä mukaa kun ymmärrettiin mihin astua ja miten.

Sovelsimme työpajoissa erilaisia palvelumuotoilun, yhteiskehittämisen, tiedon tuotannon ja ymmärryksen menetelmiä. Hahmotimme kokeilujen osallistujien ymmärtämistä persoonakuvausten ja empatiakarttojen avulla ja kokeiluja palveluina palveluketjuanalyysikuvauksin. Pyrimme myös ymmärtämään erilaisia käsitteitä ja malliin liittyvää ajattelua soveltamalla Sitran Erätaukodialogimallia ja käymällä yhteistä keskustelua.

Oivalluksia ja yhteisiä oppeja! (=)

Keräsimme ensimmäisistä kohtaamisista lähtien osallistujien oivalluksia kokonaisuuden kehittämistä, vaikutuksia ja vaikuttavuutta ajatellen. Tiivistimme myös jokaisen yhteiskehittämisen työpajan kulun ja opit hankkeen yhteiseen viestikanavaan Microsoft Teams -sovelluksessa. Järjestimme viimeisen työpajan kasvotusten, muuten työskentelimme etäyhteyksin. Tässä tuottamaamme osallistietoa ja oppeja hyödynnettäväksi ja edelleen jaettavaksi.

Kenelle, keneltä, kenen kanssa tarvitsemme osallistietoa ?​

• Aloitamme yhteistyön matalalla kynnyksellä. Emme suunnittele kaikkea valmiiksi vaan otamme jo alussa mukaan erilaisia kumppaneita ja sillanrakentajia.
  Kutsuimme hankkeen avaustilaisuuteen ja sitä myötä yhteistyöhön mukaan erilaisia sidosryhmiä ja määritimme esimerkiksi hankkeeseen liittyviä käsitteitä avaustilaisuudessa erilaisten osallistujien kanssa.
• Otamme yhteiskehittämisen ja osallistumisen suunnitteluun mukaan myös heitä, keneltä tietoa tarvitsemme tai kenen kanssa yhteiskehitämme. Tarpeiden ymmärtäminen on helpompaa aidon prosessin äärellä.
  Suunnittelimme yhteiskehittämisen työpajoja tarvittaessa yhdessä osallisuustiimin kanssa.
• Hyödynnämme esimerkiksi muotoiluajattelua, jonka avulla asetamme suunnittelun keskiöön ne joita varten suunnittelua tehdään, joiden kanssa suunnittelua tehdään ja joilta osallistietoa tarvitaan.

Kuinka teemme osallistumisen kaikille saavutettavaksi?

• Otamme huomioon erilaiset tarpeet ja valitsemme yhteiskehittämisen alustat niiden mukaan.
  Hankkeessa haastoimme itsemme hyödyntämään ja oppimaan erilaisia alustoja muun muassa etätyöskentelyssä. Kirjastot tiedon jakamisen ja osallistumisen paikkoina olivat saavutettavuuden näkökulmasta oleellisessa asemassa. Yhteiskehittämisessä pohdimme sitäkin, pääseekö osallistumisen paikkaan helposti sellaisilla kulkuneuvoilla, joilla tavoitellut osallistujat ovat tottuneet liikkumaan.
• Teemme tietoa ymmärrettäväksi. Tiedon visualisointi, selko- ja monikielisyys mahdollistaa useampien liittymisen oman elinympäristönsä suunnitteluun. Työpajoissa Miro-alusta yhteiskehittämisessä mahdollisti yhteisen ajattelun näkyväksi tekemisen.
• Jaamme tietoa läpinäkyvästi. Tässä työssä jaoimme linkit työpajatyöskentelyn nauhoituksiin sekä Miro-alustalle kuntien työntekijöiden edelleen hyödynnettäviksi.

Miten, missä vuorovaikutamme, yhteiskehitämme ja viestimme osallistiedolla:​

• Muistamme että osallistiedon keruu ei lähde nollasta. Aina on aiempaa jonka varaan rakentaa.
• Osallistietoa kannattaa hyödyntää kaupunkisuunnittelun lisäksi kaikessa muussakin vuorovaikutuksessa. Tässä hankkeessa pohdimme esimerkiksi, että osallistieto (tieto kuntalaisista) auttaa suunnittelemaan viestintää kohdennetusti.
• Vuorovaikutamme ja yhteiskehitämme yhteisissä kanavissa. Jaoimme yhteiskehittämisen työpajoissa syntynyttä ymmärrystä hankkeen yhteisessä Teams -kanavassa ja pohdimme työpajoissa jakamisen kokonaisuutta blogikirjoitusten ja yhteisen blogialustan muodossa. Hankkeen myötä osallisuustiimimme perusti osallistuminen.fi -blogin.

Millä välineillä ja menetelmillä tuotamme ja hyödynnämme osallistietoa?

• Hyödynnämme suunnittelussa sellaisia välineitä ja menetelmiä, jotka auttavat ymmärtämään eri osallistujien tarpeita ja asettavat kenelle kysymyksen ajattelun keskiöön.
  Hyödynsimme yhteiskehittämisen työpajoissa esimerkiksi palvelumuotoilun menetelmiä. Yhteiskehittämisen työpajoja voidaan pitää itsessään menetelmänä, joka puolestaan koostuu erilaisista soveltavista menetelmistä sen mukaan mitä kehitetään.
• Hyödynnämme suunnittelussa välineitä, joilla osallistieto, yhteinen ajattelu ja ymmärrys tehdään näkyviksi. Yhteiskehittämisessä hyödynsimme virtuaalista valkotaulua Miroa, jonne työpajojen synnyttämä osallistieto tallentui. Yhteyttä työpajoissa pidettiin Zoom -ohjelman avulla ja osa tehtävistä toteutettiin sen keskustelutyökalun (chat) avulla.
• Särjemme jään! Työpajoissa aloitimme aina jään särkemisellä, mikä tarkoitti sen hetkisten tunteiden läpikäymistä yhdessä erilaisin tavoin ja kysymyksin. Jään särkemisellä opimme myös tuntemaan toisiamme paremmin, jakamaan asioita ja luottamaan toisiimme – kaikki asioita, jotka vahvistavat esimerkiksi verkostomaista yhteistyötä.
• Toivotamme osallistujat tervetulleiksi ja kerromme kohtaamisen aikataulun, yhteiskehittämisen tavat ja tavoitteet. Kävimme yhteiskehittämistyöpajojen aluksi läpi erilaisia tapoja toimia yhteisessä työskentelyssä. Nostimme esiin esimerkiksi Sitran erätaukodialogin säännöt tai kehotukset aivoriihelle. Yhteisestä työtavasta on hyvä muistuttaa osallistumisen ja yhteiskehittämisen sujuvoittamiseksi.
• Syvennämme ymmärrystä ja inspiroimme kehittämisen äärelle! Osallisuustiimimme tutkijat pitivät työpajoissa tarvittaessa lyhyitä esityksiä yhteisen oppimisen ja ymmärryksen vahvistamiseksi.
• Vaihtelemme yhteiskehittämisen rytmiä nopeiden yksilötehtävien ja pidempien ryhmätehtävien välillä. Hyödynsimme yhteiskehittämisen työpajoissa nopeita minuuttiharjoituksia osallistujien ajattelun esiin nostamiseksi tasavertaisesti ja intuitiivisesti. Ryhmätyöskentelylle ja siinä käytävälle keskustelulle otimme puolestaan enemmän aikaa.
• Hyödynnämme äänestämistä. Osallistujien ajattelun kiteyttämiseksi ja kehittämisessä etenemiseksi äänestimme usein yhdessä tuotetusta sisällöstä. Äänestäminen tasavertaistaa kokonaisuutta, jos mukana kehittämisessä on esimerkiksi aktiivisempia ja vähemmän aktiivisia osallistujia.

Mitä osallistiedosta rakentuu ja mitä oppia kerääntyy jaettavaksemme?

• Yhteiskehittämistyöpajojen avulla rakensimme sosiaalisesti kestävän ja älykkään asukasosallistumisen mallin (3). Yhteensä seitsemän yhteiskehittämisen työpajan avulla kokosimme sosiaalisesti kestävän ja älykkään mallin 1+1=3, johon olemme tiivistäneet koko hankkeen opit edelleen hyödynnettäviksi kysymyksiksi kaupunkisuunnittelun erilaisten haasteiden äärellä.
• Työpajat tuottivat ymmärrystä kuntien tarpeista, ideoita ja osallistietoa kokeilujen ja digi-, sekä analyysityöpajojen hyödynnettäväksi.

Yhteiskehittämistyöpajojen avulla tuotetun osallistiedon arvo ja vaikutukset (3)

Tuotimme yhteiskehittämistyöpajoissa (osallis)tietoa, jonka avulla rakensimme mallin osallistiedon keräämiseksi, sen ymmärtämiseksi ja sillä toimimiseksi erilaisten kaupunkisuunnittelun projektien päätösten ja suunnitteluratkaisujen tueksi. Tietoa muodostui runsaasti ja työpajojen herättämien kysymysten äärellä käytiin vuoden aikana keskusteluja erilaisten toimijoiden välillä. Näiden joskus hyvin ylätasolla liikkuneiden abstraktien keskustelujen ja lopulta hyvin konkreettisten käytännön toimien kokonaisuus koettiin osallistujien taholta antoisaksi.

Kuntien paikalliskulttuurien ja niiden kokeilujen erilaisuus, erilaisuuden ymmärtäminen ja toisaalta jaettujen haasteiden samankaltaisuus sitoutti osallistuneita asiantuntijoita yhteiskehittämiseen. Kohtaamisissa vertaistuki- ja oppiminen koettiin tärkeäksi ja haasteiden jakaminen luottamuksellisessa ympäristössä oleelliseksi. Työpajat nostivat esiin esimerkiksi tarpeita, joiden avulla hankkeen digityöpajat voitiin suunnitella kuntien tarpeiden mukaisiksi ja hyvin erilaisiksikin.

Yhteiskehittämisen työpajat oivalluttivat osallistujat pohtimaan osallistumiskokemusta ja sen mittaamista. Kuntien kokeiluissa osallistumiskokemuksia kerättiin, mutta vasta pidemmällä aikavälillä ja kohtaamisten toistuessa niitä voidaan verrata ja kokemusten muutoksia ja esimerkiksi vaikuttavuutta ymmärtää. Osallistumiskokemuksiin ja toisaalta osallistumiskokemusten mahdollistamiseen liittyen nostettiin esiin kuinka erilaisia kulttuureja mukaan osallistuneiden kuntien sisällä on ja kuinka oleellista näiden erilaisten kulttuurien ymmärtäminen on vuorovaikutusta suunniteltaessa – samoin menetelmin, termein ja käsittein voi olla mahdotonta saada ihmiset osallistumaan eri paikoissa ja paikallisissa kulttuureissa. Viestinnällä ja erilaisten ihmisten motivaation ymmärtämisellä on myös todennäköisesti merkittävä rooli positiivisten osallistumiskokemusten synnyssä.

Yhteiskehittämistyöpajojen ja koko hankkeen aikana koettiin sekä onnistumisia että epäonnistumisia. Molemmat liittyivät usein kuntien näkökulmasta siihen tavoitettiinko osallistujia riittävästi ja tavoitettiinko sellaisia osallistujia riittävästi, joita haluttiin. Tavoittamisen suhteen yhteiskehittämisen työpajoissa esitettiin hyviä kysymyksiä esimerkiksi siitä miksi tiettyjä osallistujaryhmiä tulisi tavoittaa ja miksi monet eivät halua osallistua. Yhtä kaikki, yhteistyömme tuottaman osallistiedon ja sen ymmärtämisen perusteella voinemme todeta, että suunnittelukulttuurin muutoksen lisäksi oleellista on myös osallistumisen kulttuurin muutos ja nämä muutokset tapahtuvat pienin askelin, hyviä osallistumiskokemuksia varmistaen, kokemuksista oppien ja oppeja muille jakaen.