Digityöpaja yhteiskehittämisen menetelmänä

Olemme järjestäneet hankkeessamme digityöpajoja, joissa olemme tutustuneet uusiin sähköisen osallistumisen työkaluihin, suunnitelleet hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja ottaneet käyttöön kunkin kunnan käyttöön sopivimpia työkaluja. Digityöpajat ovat käytännönläheisiä online-tapaamisia, joissa tavoitteena on yhdessä opetella soveltamaan digiosallistumisen välineitä ja suunnittelemaan niiden käyttöä. Digityöpajat on suunnitellut ja vetänyt sähköisen osallistumisen asiantuntija Pilvi Nummi.

Älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen suunnittelua digityöpajoissa

Digityöpajat on räätälöity kulloisenkin tarpeen mukaan. Keväällä 2022 aloitimme ensin yhdessä perehtymällä Maptionnaire-karttakyselyyn, joka valikoitui yhdeksi kokeiluissa sovellettavaksi työkaluksi. Karttakyselyn perehdytyksen meille tarjosi Mapita Oy:n Asta Hiippala.

Toisessa työpajassa keskityimme Nurmeksen osallistumiskokonaisuuden suunnitteluun. Miro-alusta toimi hyvänä yhteiskehittämisen välineenä, kun tavoitteena oli luoda yhteinen näkemys. Työpajassa laadimme alustavan suunnitelman Nurmeksen taajamametsien hoitosuunnitelman hybridiosallistumiselle, jossa menetelmiksi valikoituvat karttakyselyn ja Nurmes-talolla järjestettävän asukastilaisuuden yhdistelmä. Suunnitelma tarkentui vielä matkan varrella, kun karttakyselyä ryhdyttiin rakentamaan ja asukastilaisuutta valmistelemaan.

Hybridiosallistumisen suunnittelu ei käynnistynyt digityöpajoissa tyhjältä pöydältä. Osallistumiskokonaisuuksia oli jo etukäteen mietitty hankkeen aiemmissa vaiheissa järjestetyissä yhteiskehittämistilaisuuksissa, joissa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Osallistumisen kohderyhmiä ja tavoitteita oli jo ennakkoon mietitty ja nämä tiedot otettiin digityöpajassa kehittämisen lähtökohdaksi. Digityöpajoissa palvelumuotoilun tulokset vietiin siis konkreettisesti toteutukseen.
Seuraavaksi siirryttiin konkreettisesti työstämään Nurmeksen karttakyselyä. Jaoimme kyselyn osiin ja kukin työpajan osallistuja pääsi itse työstämään kyselyä Maptionnaire-kyselytyökalussa. Työskentelyn tarkoituksena oli helpottaa työkalun käyttöönottoa. Nurmeslaiset ottivatkin kyselytyökalun sujuvasti käyttöön, viimeistelivät ja julkaisivat sen omatoimisesti.

Kokemuksia digityöpajoista

Tähän mennessä olemme toteuttaneet neljä digityöpajaa, kaksi Nurmekseen ja kaksi Siuntioon. Molemmissa on suunniteltu älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja otettu käyttöön karttakyselytyökalu osallistiedon keräämisen välineeksi. Molemmissa kunnissa karttakysely on digityöpajojen jälkeen viimeistelty itsenäisesti, joten digityöpajan tavoitteet työkalujen käyttöönoton edistämisestä näyttävät toteutuvan.

Nurmeksen ja Siuntion kunnat kokivat digityöpajat hyödyllisiksi ja kommentoivat niitä seuraavasti:

Työpajat pidettiin juuri oikeaan tarpeeseen ja niissä työstettiin kokeilumme apuvälineistöä.

Nurmes

Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

Siuntio

Vaikka digityöpajat olivat tarkkaan räätälöity kunkin kunnan tarpeisiin, koettiin myös mahdollisuus osallistua muiden hankkeemme kuntien digityöpajoihin antoisana. Siuntion edustaja kommentoi osallistumista Nurmeksen työpajaan näin:

On ollut hyvä, että digityöpaja on räätälöity juuri oman kunnan tarpeisiin, vaikka osallistua sai muutkin. Osallistumalla hankekumppanin digityöpajaan oli jo saanut ajatuksia mahdollisuuksista.

Siuntio

Kuntien tarve resurssiviisaille osallistumismenettelyille on tullut hankkeessamme esiin jo alkuvaiheessa. Räätälöity digityöpaja koettiin Siuntiossa vastaavan tähän tarpeeseen:

Pienessä kunnassa niukilla resursseilla toimiessa tiivis, tarvelähtöisesti suunniteltu digityöpaja, joka myös tallennettiin, auttoi kyselyn laadinnassa ja toteuttamisessa. Siuntion haasteena oli lisäksi kyselyn laadinta siten, että sitä voidaan käyttää informaatiota antavana ja asukasillan keskustelujen pohjustajana – tässä ulkopuolinen sparraus osoittautui erittäin arvokkaaksi.

Siuntio

Digityöpajojen vaikutuksia

Digityöpajoissa mukana ollut osallistumisen tutkija Eveliina Harsia arvioi, että työpajoilla oli vaikutusta digityökalujen käyttöönottoon kunnissa:

”Työpajat näyttivät madaltavana kynnystä käyttää uusia työkaluja. Oli hauska nähdä, miten digityöpajojen myötä kuntien edustajat alkoivat omatoimisesti ja aika ennakkoluulottomasti kokeilla ja käyttää esimerkiksi Maptionnairen eri ominaisuuksia.”

Eveliina Harsia

Yksi tekijä tämän taustalla oli se, että digityöpajojen lisäksi kunnilla oli saatavilla tukea työkalujen käyttöönottoon. Se koettiin tärkeänä ainakin Siuntiossa:

Työkalun käyttöä ja eri toiminnallisuuksia jaksaa kokeilla, kun tietää että apu on lähellä.

Siuntio

Työpajojen koettiin auttavan myös tavoitteellisen osallistumisen toteuttamisessa:

Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

Siuntio

Digityöpajat jatkuvat

Hankkeen aikana järjestämme vielä ainakin kaksi digityöpajaa. Yksi tilaisuus tulee olemaan Osanalta hankittava kevytstriimauksen työpaja, joka vastaa erityisesti hankkeessa mukana olevan Espoon kaupungin tarpeisiin. Toisessa puolestaan analysoimme yhdessä Siuntiossa kerättyä osallistietoa.

Toiveita on tullut lisäksi Miro-alustan käyttöön liittyen:

Miro-alusta oli koko ajan käytössä ja saatu oppi tullaan hyödyntämään jatkossa. Joskin lisää Miro-käyttäjäkoulutusta tarvitaan.

Nurmes