Viisi kysymystä asukasosallistumisen suunnittelijalle – ja vielä muutama ennen niitä 

Kestävä kaupunki -ohjelman rahoittamassa hankkeessa yhteiskehitimme Nurmeksen, Siuntion ja Espoon kanssa sosiaalisesti kestävän ja älykkään osallistumisen mallia viimeisen reilun vuoden ajan. Hankkeen tavoitteena oli madaltaa kynnystä osallistua kaupunkisuunnitteluun, lisätä osallistumisen kiinnostavuutta sekä parantaa eri osallistumisen tapojen saavutettavuutta, ja siten laajentaa osallistujien joukkoa ja monipuolistaa kestävään kaupunkisuunnitteluun liittyvää keskustelua. 

Lopputuloksena muotoilimme mallin yhtälön 1 + 1 = 3 avulla. Malli auttaa yhdistämään oikeat asiat ja tahot oikea-aikaisesti, ja saavuttamaan lopputuloksen, joka on enemmän kuin osiensa summa. Ytimessä on toimintatapojen kehittäminen ja oppiminen. Malli paitsi tukee osallistiedon tuottamisen kehittämistä ja sen hyödyntämistä kaupunkisuunnittelun moniin tarpeisiin yhteistyössä yli toimialarajojen​ myös laajentaa asukkaiden ja muiden osallisten mahdollisuuksia ottaa osaa kestävään kaupunkisuunnitteluun​. 

Rakensimme malliin rungon, jossa jokaista yhtälön osatekijää vastaa kysymys. Näihin kysymyksiin vastaamalla varmistetaan, että osallistumisella saavutetaan osalliset laajasti ja että osallistumisen kanavat ja tiedon tuottamisen keinot ovat monipuoliset.  

Kun tieto on tuotettu tai kerätty, on pohdittava vaikuttavuutta ja viestintää – miten tietoa hyödynnetään ja missä ja kenelle siitä viestitään? Jokaisesta kokemuksesta saadaan aina myös tietoa siitä, mitä ja miten osallistumista voidaan edelleen kehittää ja mahdollisesti löytää osallistietoa analysoimalla jotain sellaistakin, mitä ei olla osattu odottaa. Lopuksi palataan vielä kerätyn tiedon ja osallistumisen vaikuttavuuden äärelle: Miten tieto on vaikuttanut suunnitteluratkaisuihin tai päätöksiin, onko sitä muulla tavoin käytetty tai hyödynnetty, ja miten vaikuttavuudesta on viestitty osallisille? 

Jotta tätä mallia voidaan käyttää asukasosallistumisen tukena ja jotta se tuottaisi suunnittelutyöhön ja sen moniin ulottuvuuksiin lisäarvoa, on tietyt asiat määriteltävä jo ennen mallissa esitettyjä kysymyksiä. Yhteisten osallistumiselle ja tiedontarpeelle asetettujen tavoitteiden kirkastaminen on edellytys sille, että mallin kysymyksiin voidaan antaa vastauksia ja että ne toteuttavat ja tukevat tavoitteiden saavuttamista. 

Kaikki alkaa siitä, että mukana olevien toimijoiden kesken muodostetaan yhteinen ymmärrys osallistumiselle ja yhteistyölle asetetuista tavoitteista. Nämä tavoitteet voivat vaihdella laajastikin riippuen suunnitteluhankkeen vaiheesta, ajankohdasta ja jo tehdyistä päätöksistä.  

Tavoitteena voi olla tuottaa hyvinkin konkreettista materiaalia, joka voidaan sellaisenaan tai vain hieman jalostettuna luovuttaa suunnittelijoiden käyttöön, tai kerätä aineistoa, jonka hyödyntäminen edellyttää käsittelyä ja analysointia. Tavoite voi myös olla esimerkiksi yhteistyön ja luottamuksen rakentaminen pitkällä aikavälillä. 

Tavoitteet kytkeytyvät tietysti myös siihen laajempaan kokonaisuuteen, johon osallistuminenkin: Onko se osa lakisääteisestä osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa vai onko hankkeessa tai sen vaiheessa ilmennyt tiedontarpeita, joiden vuoksi vuorovaikutusta halutaan laajentaa? Laki asettaa reunaehdot ja minimitason, mutta mikään ei estä suunnittelemasta ja toteuttamasta laajempaa ja monimuotoisempaa osallistumista!  

Jo ennen mallin hyödyntämistä on siten kysyttävä ainakin seuraavat kolme osallistiedon keräämisen ja tuottamisen kannalta olennaista kysymystä. 

    Mikä on se kokonaisuus, johon osallistuminen liittyy? Mihin voidaan vaikuttaa ja mihin ei? 

      Sillä, missä vaiheessa suunnittelu- tai kaavoitusprosessi on, on suuri merkitys osallistumiselle asetettavien tavoitteiden muotoilemiselle etenkin vaikuttavuuden kannalta. On hyvä pohtia avoimesti ja rehellisesti, mihin osallistiedolla voidaan vaikuttaa: Mistä asioista on jo päätetty, mitä on lyöty lukkoon ja mitä voidaan vielä muuttaa.  

      On tärkeää, ettei osallistujille luvata vaikuttavuutta silloin kun sitä itse asiassa ei lähtökohtaisestikaan ole olemassa.  

      Kuka tai ketkä tuotettua tietoa tai aineistoa tulevat käyttämään? 

        Parhaan mahdollisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi tavoitteiden asettaminen sisältää jo alustavaa pohdintaa siitä, kuka tai ketkä aineistoa tulevat hyödyntämään ja mitä erityistarpeita heillä mahdollisesti on kerätyn tiedon tai aineiston suhteen. Ne, keiden käyttöön ja tiedon tarpeisiin aineistoa kerätään, on myös otettava mukaan keskusteluun tavoitteista. 

        Tällä tavalla tulokset saadaan mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti hyödynnettyä. Samalla tiedon vaikuttavuus kasvaa merkittävästi!

        Miten kerättyä aineistoa analysoidaan ja käsitellään? 

        Jo osallistumisen suunnitteluvaiheessa on pohdittava, minkälaiset resurssit ja välineet on käytettävissä osallistiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Esimerkiksi karttakyselyaineistojen analysoinnissa tarvitaan työkaluja ja osaamista sekä paikkatiedon että määrällisen ja laadullisen kyselyaineiston käsittelyyn. Hankkeessamme jatkokehitetty analysointityöpajan menetelmä on yksi tapa käsitellä osallistietoa.

        Huolellisella analysointityöllä voidaan aineistosta havaita ja löytää jotain sellaistakin, mikä ei ole nähtävissä ilman aineiston jatkokäsittelemistä. Näin osallistyöstä ja kerätystä tiedosta saadaan mahdollisimman suuri hyöty! 

        Digityöpaja yhteiskehittämisen menetelmänä

        Olemme järjestäneet hankkeessamme digityöpajoja, joissa olemme tutustuneet uusiin sähköisen osallistumisen työkaluihin, suunnitelleet hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja ottaneet käyttöön kunkin kunnan käyttöön sopivimpia työkaluja. Digityöpajat ovat käytännönläheisiä online-tapaamisia, joissa tavoitteena on yhdessä opetella soveltamaan digiosallistumisen välineitä ja suunnittelemaan niiden käyttöä. Digityöpajat on suunnitellut ja vetänyt sähköisen osallistumisen asiantuntija Pilvi Nummi.

        Älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen suunnittelua digityöpajoissa

        Digityöpajat on räätälöity kulloisenkin tarpeen mukaan. Keväällä 2022 aloitimme ensin yhdessä perehtymällä Maptionnaire-karttakyselyyn, joka valikoitui yhdeksi kokeiluissa sovellettavaksi työkaluksi. Karttakyselyn perehdytyksen meille tarjosi Mapita Oy:n Asta Hiippala.

        Toisessa työpajassa keskityimme Nurmeksen osallistumiskokonaisuuden suunnitteluun. Miro-alusta toimi hyvänä yhteiskehittämisen välineenä, kun tavoitteena oli luoda yhteinen näkemys. Työpajassa laadimme alustavan suunnitelman Nurmeksen taajamametsien hoitosuunnitelman hybridiosallistumiselle, jossa menetelmiksi valikoituvat karttakyselyn ja Nurmes-talolla järjestettävän asukastilaisuuden yhdistelmä. Suunnitelma tarkentui vielä matkan varrella, kun karttakyselyä ryhdyttiin rakentamaan ja asukastilaisuutta valmistelemaan.

        Kuva: Nurmeksen karttakyselyn suunnittelua Miro-alustalla online-digityöpajassa.

        Hybridiosallistumisen suunnittelu ei käynnistynyt digityöpajoissa tyhjältä pöydältä. Osallistumiskokonaisuuksia oli jo etukäteen mietitty hankkeen aiemmissa vaiheissa järjestetyissä yhteiskehittämistilaisuuksissa, joissa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Osallistumisen kohderyhmiä ja tavoitteita oli jo ennakkoon mietitty ja nämä tiedot otettiin digityöpajassa kehittämisen lähtökohdaksi. Digityöpajoissa palvelumuotoilun tulokset vietiin siis konkreettisesti toteutukseen.
        Seuraavaksi siirryttiin konkreettisesti työstämään Nurmeksen karttakyselyä. Jaoimme kyselyn osiin ja kukin työpajan osallistuja pääsi itse työstämään kyselyä Maptionnaire-kyselytyökalussa. Työskentelyn tarkoituksena oli helpottaa työkalun käyttöönottoa. Nurmeslaiset ottivatkin kyselytyökalun sujuvasti käyttöön, viimeistelivät ja julkaisivat sen omatoimisesti.

        Kuva: Nurmeksen karttakyselyssä selvitettiin mm. vastaajille tärkeitä paikkoja. Kartalla näkyy lähimetsien hoitosuunnitelmassa tarkasteltavat alueet. (Lähde: Kuvakaappaus Nurmeksen kyselystä Maptionnairessa)

        Kokemuksia digityöpajoista

        Tähän mennessä olemme toteuttaneet neljä digityöpajaa, kaksi Nurmekseen ja kaksi Siuntioon. Molemmissa on suunniteltu älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja otettu käyttöön karttakyselytyökalu osallistiedon keräämisen välineeksi. Molemmissa kunnissa karttakysely on digityöpajojen jälkeen viimeistelty itsenäisesti, joten digityöpajan tavoitteet työkalujen käyttöönoton edistämisestä näyttävät toteutuvan.

        Nurmeksen ja Siuntion kunnat kokivat digityöpajat hyödyllisiksi ja kommentoivat niitä seuraavasti:

        Työpajat pidettiin juuri oikeaan tarpeeseen ja niissä työstettiin kokeilumme apuvälineistöä.

        Nurmes

        Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

        Siuntio

        Vaikka digityöpajat olivat tarkkaan räätälöity kunkin kunnan tarpeisiin, koettiin myös mahdollisuus osallistua muiden hankkeemme kuntien digityöpajoihin antoisana. Siuntion edustaja kommentoi osallistumista Nurmeksen työpajaan näin:

        On ollut hyvä, että digityöpaja on räätälöity juuri oman kunnan tarpeisiin, vaikka osallistua sai muutkin. Osallistumalla hankekumppanin digityöpajaan oli jo saanut ajatuksia mahdollisuuksista.

        Siuntio

        Kuntien tarve resurssiviisaille osallistumismenettelyille on tullut hankkeessamme esiin jo alkuvaiheessa. Räätälöity digityöpaja koettiin Siuntiossa vastaavan tähän tarpeeseen:

        Pienessä kunnassa niukilla resursseilla toimiessa tiivis, tarvelähtöisesti suunniteltu digityöpaja, joka myös tallennettiin, auttoi kyselyn laadinnassa ja toteuttamisessa. Siuntion haasteena oli lisäksi kyselyn laadinta siten, että sitä voidaan käyttää informaatiota antavana ja asukasillan keskustelujen pohjustajana – tässä ulkopuolinen sparraus osoittautui erittäin arvokkaaksi.

        Siuntio

        Digityöpajojen vaikutuksia

        Digityöpajoissa mukana ollut osallistumisen tutkija Eveliina Harsia arvioi, että työpajoilla oli vaikutusta digityökalujen käyttöönottoon kunnissa:

        ”Työpajat näyttivät madaltavana kynnystä käyttää uusia työkaluja. Oli hauska nähdä, miten digityöpajojen myötä kuntien edustajat alkoivat omatoimisesti ja aika ennakkoluulottomasti kokeilla ja käyttää esimerkiksi Maptionnairen eri ominaisuuksia.”

        Eveliina Harsia

        Yksi tekijä tämän taustalla oli se, että digityöpajojen lisäksi kunnilla oli saatavilla tukea työkalujen käyttöönottoon. Se koettiin tärkeänä ainakin Siuntiossa:

        Työkalun käyttöä ja eri toiminnallisuuksia jaksaa kokeilla, kun tietää että apu on lähellä.

        Siuntio

        Työpajojen koettiin auttavan myös tavoitteellisen osallistumisen toteuttamisessa:

        Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

        Siuntio

        Digityöpajat jatkuvat

        Hankkeen aikana järjestämme vielä ainakin kaksi digityöpajaa. Yksi tilaisuus tulee olemaan Osanalta hankittava kevytstriimauksen työpaja, joka vastaa erityisesti hankkeessa mukana olevan Espoon kaupungin tarpeisiin. Toisessa puolestaan analysoimme yhdessä Siuntiossa kerättyä osallistietoa.

        Toiveita on tullut lisäksi Miro-alustan käyttöön liittyen:

        Miro-alusta oli koko ajan käytössä ja saatu oppi tullaan hyödyntämään jatkossa. Joskin lisää Miro-käyttäjäkoulutusta tarvitaan.

        Nurmes

        Yhteistyössä on voimaa

        Nurmeksen kaupunki on yhdessä kumppanuuskuntien Siuntion ja Espoon sekä asiantuntija-avun kanssa rakentanut matalan kynnyksen osallistumismallia pian jo 9 kuukauden ajan. Työ on koostunut hankepalavereista ja yhteiskehittämistilaisuuksista. Lisäksi kukin kunta on puurtanut paikallisesti oman vuorovaikutuskokeilunsa parissa.

        Hankkeen tavoitteena on ollut kehittää kuntalaisten mahdollisuuksia osallistua erilaisiin kunnan hankkeisiin. Kumppanikuntien haasteena on joko se, että osallistuvan suunnittelun käytännöt ovat vasta kehittymässä (Nurmes ja Siuntio) tai se, ettei osallistuminen tavoita riittävän monipuolisesti kuntalaisia (Espoo). Kaikille yhteisenä teemana on ollut tutkia kirjastojen roolia kansalaisvuorovaikutuksessa ja tarjota ns. matalan kynnyksen osallistumismahdollisuuksia kirjaston tiloissa.

        Kokemukset ovat osoittaneet, että yhteistyössä on voimaa. Asiantuntijoiden avustuksella olemme saaneet kuntiin hyvää oppia yhteiskehittämisen metodeista ja vuorovaikutuksen työkaluista. Näitä oppeja ja työkaluja on hyvä kuljettaa mukana ja käyttää jatkossakin.

        Suurin haaste on ollut osallistumisen piirin laajentaminen ja siinä emme ole onnistuneet haluamallamme tavalla. Syitä on syytä pohtia ja kehittää osallistumisen kanavia, menetelmiä ja viestintää edelleen.

        Mieleen on noussut myös se, että onko kuntalaisten osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuus tärkeää vain muutamille aktiivisille ryhmille tai yksilöille? Keille kaikille yhteisön jäsenille ja ryhmille osallistuminen ei olekaan merkityksellistä; kuinka moni ei halua ottaa osaa? Toisaalta, mikä on yksilön oma vastuu olla aktiivinen ja osallistua yhteisten asioiden hoitamiseen silloin, kun siihen tarjoutuu mahdollisuus?

        On myös vaikeaa arvioida eri osapuolten ja yksilöiden kynnystä osallistua; voiko kirjastokin olla ’liian virallinen ympäristö’?

        Näiden kysymysten pohjalta jatkamme työtä ja arvioimme millä tavoilla osallistumismallien jatkokehittämistä suunnataan ja mihin panokset keskitetään.

        Teksti: Olli Kakkinen, kuntatekniikan päällikkö, Nurmeksen kaupunki

        Lisätietoja hankkeesta ja Nurmeksen kokeilusta