Osallistumiskokemuksen arviointi

Kirjoittajat: Eveliina Harsia ja Pilvi Nummi

Osallistujien kokemus osallistumistilanteista ja kokemuksen kehittäminen on yksi Kestävä kaupunki –hankkeemme tavoitteista. Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miten olemme arvioineet osallistumiskokemusta Nurmeksen ja Siuntion osallistumiskokeiluissa.

Yhteiskehittämistyöpajassa 18.5.2022 pohdimme hankkeemme vaikuttavuuden mittaamista. Syntyi ajatus osallistumiskokemuksen arvioinnista, johon tunnistimme kolme näkökulmaa: 1) osallistumisen helppous, 2) osallistumisen miellyttävyys ja 3) osallistumisen vaikuttavuuden kokeminen.

Alla olevassa kaaviossa olemme kuvanneet, mitä näillä tekijöillä tässä hankkeessa tarkoitamme.

Kuva 1: Yhteiskehittämisen pohjalta laadittu kaavio osallistumiskokemuksen ulottuvuuksista

Osallistumisen koettu helppous

Jotta kynnys osallistua olisi mahdollisimman matala, tulee osallistumisen tuntua helpolta. Tällöin menetelmien pitää olla saavutettavia ja mielipiteen esittämisen luontevaa.

Helppous syntyy konkreettisista asioista: Kyselyn tai tilaisuuden löytää helposti, tilat ovat esteettömiä, informaatio on saavutettavaa ja käytetty kieli ymmärrettävää. Tilaisuuden tai kyselyn suunnittelussa tulee miettiä osallistujan näkökulmasta osallistumisen eri vaiheet. Mitä esimerkiksi tapahtuu, kun saapuu paikalle tilaisuuteen, tai mitä osallistuja näkee, kun hän avaa kyselyn.

Koettu helppous on yhteydessä käytettyjen menetelmien soveltuvuuteen ja käyttäjälähtöiseen vuorovaikutuksen suunnitteluun.

Arviointikriteerinä “helppous” on kuitenkin monitulkintainen, emmekä voi pelkästään sen perusteella päätellä, mitä osallistuja pitää helppona. Helppouden arviointi kuitenkin avaa pohdinnan siitä, minkälaista osallistuminen on ollut. Jotta voimme kehittää osallistumiskokemusta palautteen perusteella, on tarpeen kysyä osallistujalta tarkemmin hänen kokemuksestaan.

Osallistumisen miellyttävyys

Osallistumisen miellyttävyyteen liittyy esimerkiksi se, kokeeko osallistumisen turvalliseksi. Tämä ei noussut keskeiseksi kysymykseksi tämän hankkeen kokeiluissa, mutta turvallisuus on olennainen näkökulma erityisesti silloin, kun työskennellään haavoittuvassa asemassa olevien osallisryhmien tai sellaisten osallisten kanssa, joilla on huonoja kokemuksia omien tietojen antamisesta. Miellyttävyys on siten yhteydessä luottamuksen rakentamiseen.

Toinen muissa hankkeissa tunnistettu näkökulma miellyttävyyteen on, saako osallistuja tarvitsemansa tietoa suunnittelusta. Kyse on siis myös viestinnästä ja suunnittelun avoimuudesta.

Miellyttävyys liittyy myös osallistumisen helppouteen. Mikäli kokee osallistumisen vaikeaksi, se voi heijastua epämiellyttävyyden kokemisena. Epämiellyttävyyden taustalla voi toki olla monia muitakin tekijöitä, kuten esimerkiksi aiempia kielteisiä kokemuksia osallistumisesta.

Osallistumisen vaikuttavuuden kokeminen

Osallistuminen koetaan vaikuttavana, jos saa kerrottua itselleen tärkeistä näkökulmista sekä kokee, että suunnittelijat ovat vastaanottavaisia tälle tiedolle. Toisin sanoen osallisen pitää kokea tulleensa kuulluksi.

Toinen vaikuttavuuteen liittyvä kriteeri on, että osallistumisella on vaikutusta suunnitteluun. Jotta kokemus vaikuttavuudesta voi syntyä, osallisen tulee tietää, miten osallistuminen voi vaikuttaa tai on vaikuttanut suunnitteluun.

Vaikuttavuuden kokemus liittyy siis osallistiedon konkreettisen vaikutuksen lisäksi esimerkiksi viestintään sekä vuorovaikutuksen avoimuuteen ja vastaanottavuuteen.

Näin keräsimme palautetta osallistumiskokemuksesta:

Sekä Nurmeksen että Siuntion karttakyselyissä kartoitimme osallistumiskokemusta neljällä kysymyksellä:

  • Osallistumisen helppous tai vaikeus,
  • Osallistumisen miellyttävyys tai epämiellyttävyys,
  • Pystyikö kyselyn avulla kertomaan itselleen tärkeitä asioita,
  • Avokysymys, jossa voi kertoa tarkemmin, miten kyselyyn vastaaminen sujui.
Kuva 2: Osallistumiskokemukseen liittyvät kysymykset Siuntion karttakyselyssä

Nämä palautekysymykset ovat hyvin yksinkertaisia. Mikäli helppouden ja miellyttävyyden osatekijöitä haluttaisiin tarkemmin selvittää, voisi vastaajalle esittää useampia väittämiä esimerkiksi informaation ymmärrettävyyteen ja viestinnän avoimuuteen sekä koettuun turvallisuuteen ja vaikuttavuuteen liittyen.

Näissä kyselyissä kuitenkin haluttiin pitää palauteosio mahdollisimman lyhyenä, joten tarkentavana kysymyksenä oli ainoastaan osallistujan tarpeisiin vastaaminen eli “Pystyitkö kertomaan sinulle tärkeät asiat”, jota pidämme yhtenä olennaisimmista kysymyksistä. Lisäksi on tärkeää antaa mahdollisuus kertoa sanallisesti kokemuksistaan.

Palautteen lisäksi kysyimme osallistumisen kehittämistä varten, minkälaiset osallistumismenetelmät olisivat vastaajalle mieluisimpia. Lopuksi tarjosimme mahdollisuuden antaa avointa palautetta osallistumismenetelmien kehittämiseen.

Seuraavassa blogikirjoituksessa kerromme lisää Siuntion ja Nurmeksen osallistumiskokemuksen arvioinnin tuloksista.

Digityöpaja yhteiskehittämisen menetelmänä

Olemme järjestäneet hankkeessamme digityöpajoja, joissa olemme tutustuneet uusiin sähköisen osallistumisen työkaluihin, suunnitelleet hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja ottaneet käyttöön kunkin kunnan käyttöön sopivimpia työkaluja. Digityöpajat ovat käytännönläheisiä online-tapaamisia, joissa tavoitteena on yhdessä opetella soveltamaan digiosallistumisen välineitä ja suunnittelemaan niiden käyttöä. Digityöpajat on suunnitellut ja vetänyt sähköisen osallistumisen asiantuntija Pilvi Nummi.

Älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen suunnittelua digityöpajoissa

Digityöpajat on räätälöity kulloisenkin tarpeen mukaan. Keväällä 2022 aloitimme ensin yhdessä perehtymällä Maptionnaire-karttakyselyyn, joka valikoitui yhdeksi kokeiluissa sovellettavaksi työkaluksi. Karttakyselyn perehdytyksen meille tarjosi Mapita Oy:n Asta Hiippala.

Toisessa työpajassa keskityimme Nurmeksen osallistumiskokonaisuuden suunnitteluun. Miro-alusta toimi hyvänä yhteiskehittämisen välineenä, kun tavoitteena oli luoda yhteinen näkemys. Työpajassa laadimme alustavan suunnitelman Nurmeksen taajamametsien hoitosuunnitelman hybridiosallistumiselle, jossa menetelmiksi valikoituvat karttakyselyn ja Nurmes-talolla järjestettävän asukastilaisuuden yhdistelmä. Suunnitelma tarkentui vielä matkan varrella, kun karttakyselyä ryhdyttiin rakentamaan ja asukastilaisuutta valmistelemaan.

Kuva: Nurmeksen karttakyselyn suunnittelua Miro-alustalla online-digityöpajassa.

Hybridiosallistumisen suunnittelu ei käynnistynyt digityöpajoissa tyhjältä pöydältä. Osallistumiskokonaisuuksia oli jo etukäteen mietitty hankkeen aiemmissa vaiheissa järjestetyissä yhteiskehittämistilaisuuksissa, joissa hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Osallistumisen kohderyhmiä ja tavoitteita oli jo ennakkoon mietitty ja nämä tiedot otettiin digityöpajassa kehittämisen lähtökohdaksi. Digityöpajoissa palvelumuotoilun tulokset vietiin siis konkreettisesti toteutukseen.
Seuraavaksi siirryttiin konkreettisesti työstämään Nurmeksen karttakyselyä. Jaoimme kyselyn osiin ja kukin työpajan osallistuja pääsi itse työstämään kyselyä Maptionnaire-kyselytyökalussa. Työskentelyn tarkoituksena oli helpottaa työkalun käyttöönottoa. Nurmeslaiset ottivatkin kyselytyökalun sujuvasti käyttöön, viimeistelivät ja julkaisivat sen omatoimisesti.

Kuva: Nurmeksen karttakyselyssä selvitettiin mm. vastaajille tärkeitä paikkoja. Kartalla näkyy lähimetsien hoitosuunnitelmassa tarkasteltavat alueet. (Lähde: Kuvakaappaus Nurmeksen kyselystä Maptionnairessa)

Kokemuksia digityöpajoista

Tähän mennessä olemme toteuttaneet neljä digityöpajaa, kaksi Nurmekseen ja kaksi Siuntioon. Molemmissa on suunniteltu älykkään ja sosiaalisesti kestävän hybridiosallistumisen kokonaisuuksia ja otettu käyttöön karttakyselytyökalu osallistiedon keräämisen välineeksi. Molemmissa kunnissa karttakysely on digityöpajojen jälkeen viimeistelty itsenäisesti, joten digityöpajan tavoitteet työkalujen käyttöönoton edistämisestä näyttävät toteutuvan.

Nurmeksen ja Siuntion kunnat kokivat digityöpajat hyödyllisiksi ja kommentoivat niitä seuraavasti:

Työpajat pidettiin juuri oikeaan tarpeeseen ja niissä työstettiin kokeilumme apuvälineistöä.

Nurmes

Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

Siuntio

Vaikka digityöpajat olivat tarkkaan räätälöity kunkin kunnan tarpeisiin, koettiin myös mahdollisuus osallistua muiden hankkeemme kuntien digityöpajoihin antoisana. Siuntion edustaja kommentoi osallistumista Nurmeksen työpajaan näin:

On ollut hyvä, että digityöpaja on räätälöity juuri oman kunnan tarpeisiin, vaikka osallistua sai muutkin. Osallistumalla hankekumppanin digityöpajaan oli jo saanut ajatuksia mahdollisuuksista.

Siuntio

Kuntien tarve resurssiviisaille osallistumismenettelyille on tullut hankkeessamme esiin jo alkuvaiheessa. Räätälöity digityöpaja koettiin Siuntiossa vastaavan tähän tarpeeseen:

Pienessä kunnassa niukilla resursseilla toimiessa tiivis, tarvelähtöisesti suunniteltu digityöpaja, joka myös tallennettiin, auttoi kyselyn laadinnassa ja toteuttamisessa. Siuntion haasteena oli lisäksi kyselyn laadinta siten, että sitä voidaan käyttää informaatiota antavana ja asukasillan keskustelujen pohjustajana – tässä ulkopuolinen sparraus osoittautui erittäin arvokkaaksi.

Siuntio

Digityöpajojen vaikutuksia

Digityöpajoissa mukana ollut osallistumisen tutkija Eveliina Harsia arvioi, että työpajoilla oli vaikutusta digityökalujen käyttöönottoon kunnissa:

”Työpajat näyttivät madaltavana kynnystä käyttää uusia työkaluja. Oli hauska nähdä, miten digityöpajojen myötä kuntien edustajat alkoivat omatoimisesti ja aika ennakkoluulottomasti kokeilla ja käyttää esimerkiksi Maptionnairen eri ominaisuuksia.”

Eveliina Harsia

Yksi tekijä tämän taustalla oli se, että digityöpajojen lisäksi kunnilla oli saatavilla tukea työkalujen käyttöönottoon. Se koettiin tärkeänä ainakin Siuntiossa:

Työkalun käyttöä ja eri toiminnallisuuksia jaksaa kokeilla, kun tietää että apu on lähellä.

Siuntio

Työpajojen koettiin auttavan myös tavoitteellisen osallistumisen toteuttamisessa:

Digityöpajat konkretisoivat osallisuuden tavoitteita ja sparraavat sopivasti niin aineiston käytössä kuin kysymysten laadinnassa.

Siuntio

Digityöpajat jatkuvat

Hankkeen aikana järjestämme vielä ainakin kaksi digityöpajaa. Yksi tilaisuus tulee olemaan Osanalta hankittava kevytstriimauksen työpaja, joka vastaa erityisesti hankkeessa mukana olevan Espoon kaupungin tarpeisiin. Toisessa puolestaan analysoimme yhdessä Siuntiossa kerättyä osallistietoa.

Toiveita on tullut lisäksi Miro-alustan käyttöön liittyen:

Miro-alusta oli koko ajan käytössä ja saatu oppi tullaan hyödyntämään jatkossa. Joskin lisää Miro-käyttäjäkoulutusta tarvitaan.

Nurmes